Entenda o que é um PLANO DE TRABALHO e por que ele é importante

O Plano de Trabalho é o instrumento que permite a cada membro da equipe, em acordo com sua chefia, planejar como utilizará sua carga horária disponível dentro de um período (geralmente mensal), refletindo as prioridades definidas no plano de entregas do time.

Ele detalha, em percentual, quanto do tempo será dedicado às diferentes entregas – previstas no plano de entregas próprio da equipe ou de outros times – e quais tarefas e atividades serão executadas para contribuir com essas entregas.

Além disso, o plano de trabalho contempla o esforço em atividades de apoio, assessoramento, desenvolvimento ou gestão, que não geram entregas diretamente, mas são essenciais para o bom funcionamento do time e da organização.

Por que você precisa de uma Plano de Trabalho?

• Clareza e Organização: O plano de trabalho ajuda cada participante a entender como seu tempo será aplicado, evitando sobrecargas, lacunas ou incertezas sobre o que fazer.

• Alinhamento com as Prioridades: Ao definir o percentual de esforço dedicado a cada entrega, o participante e sua chefia garantem que as prioridades do período sejam refletidas de forma transparente.

• Gestão de Recursos: Com o plano de trabalho, o gestor pode avaliar se a distribuição de esforços está coerente com as necessidades do time e da organização, permitindo ajustes antes que problemas surjam.

• Avaliação Contínua: A cada mês, é possível rever o plano, alinhar expectativas e adaptar o trabalho conforme evoluem as metas e o contexto.

O que compõe um Plano de Trabalho?

Entregas da Própria Equipe:

São as entregas previstas no plano de entregas da equipe. A maioria do esforço do participante tende a ser alocada aqui, contribuindo de forma direta para os resultados do time.

Entregas de Outras Equipes:

Em alguns casos, o participante pode apoiar entregas de outras equipes. Esse tipo de contribuição exige autorização da chefia, mas amplia a colaboração entre unidades, permitindo uma atuação mais flexível e adaptada às prioridades da organização.

Atividades de Apoio, Assessoramento e Desenvolvimento:

Incluem tarefas administrativas, apoio a gestores, participação em treinamentos e outras atividades que, embora não gerem uma entrega direta, são necessárias para manter a estrutura interna funcionando adequadamente.

• Normalmente, entre 10% e 20% do tempo de um trabalhador é dedicado a essas atividades, podendo chegar a 30% em alguns contextos. É praticamente impossível não dedicar nenhuma parcela do tempo a essas atividades, já que elas incluem reuniões de equipe, alinhamento de trabalho, comunicação interna e outras interações necessárias, mesmo não resultando diretamente em entregas.

• Caso o participante seja um assessor, esse percentual pode chegar a 100%, pois ele se dedica a apoiar seu chefe em demandas variáveis e não planejadas.

Atividades de Gestão de Equipes e Entregas:

Chefes, coordenadores e gerentes podem dedicar grande parte do seu tempo (até 100%) à gestão, coordenação e supervisão de equipes e entregas, garantindo que o trabalho flua e os resultados sejam alcançados.

• Quanto mais alta a posição hierárquica, menor a probabilidade de o gestor dedicar parte significativa do seu tempo a produzir entregas diretamente. Gerentes, coordenadores e diretores tendem a concentrar seus esforços em atividades de gestão, coordenação e supervisão, deixando a contribuição direta para entregas como uma exceção, não a regra.

Como o Plano de Trabalho é estruturado?

• Título da Entrega/Atividade: Identifica para qual entrega (ou atividade não vinculada a entrega) o participante está contribuindo.

• Percentual de Contribuição: Indica quanto do tempo disponível no mês será dedicado a essa entrega ou atividade (por exemplo, 40% para uma entrega específica, 20% para apoio administrativo, etc.).

• Descrição da Contribuição: Lista de forma clara as tarefas e atividades que o participante pretende concluir no período, mostrando como ele contribuirá diretamente para cada entrega. Essa descrição não apenas orienta o trabalho diário do participante, mas também serve como referência para a chefia durante as avaliações. Ao comparar o que foi planejado com o que foi efetivamente executado, é possível verificar se o esforço está adequado, fornecer feedback construtivo e ajustar o rumo do trabalho conforme necessário.

Duração recomendada

A duração recomendada para um plano de trabalho é de um mês. Um período mensal permite que, ao término de cada ciclo, a chefia e o participante revisem prioridades, avaliem o que foi feito e façam os ajustes necessários para o próximo mês. Dessa forma, o plano de trabalho torna-se um instrumento dinâmico, garantindo flexibilidade e capacidade de resposta às mudanças no contexto organizacional.

Ciclos de avaliação da execução do Plano de Trabalho

Independentemente da duração do plano de trabalho (normalmente mensal), o ciclo de avaliação pode ser mais curto ou ocorrer apenas ao final do período, conforme as necessidades do time ou da organização:

• Semanalmente: Permite um acompanhamento muito próximo e uma rápida identificação de desvios, sendo útil para times que necessitam de alta capacidade de resposta.

• A cada duas semanas: Oferece um equilíbrio entre frequência de acompanhamento e tempo para execução, permitindo ajustes periódicos sem ser excessivamente oneroso.

• Mensalmente: Ao final de cada mês, comparando o planejado com o realizado, é o ritmo mais comum, adequado a ciclos de trabalho mais estáveis.

• Ao final da execução do plano de trabalho: Útil quando um novo membro ingressa no time durante o mês. Assim que ele conclui seu ciclo específico (mesmo que seja inferior a um mês), ocorre a avaliação.

Durante o ciclo de avaliação, o participante relata o que foi efetivamente executado e a chefia atribui uma nota entre 1 a 5 estrelas:

• 5 estrelas (Excepcional): Execução muito acima do esperado.

• 4 estrelas (Alto desempenho): Execução acima do esperado.

• 3 estrelas (Adequado): Execução dentro do esperado.

• 2 estrelas (Inadequado): Execução abaixo do esperado ou apenas parcialmente concluída.

• 1 estrela (Não executado): Sem execução do trabalho planejado.

Justificativas obrigatórias

• 5 estrelas (Excepcional): Registrar o que tornou o desempenho exemplar, para servir de referência a outros membros do time.

• 1 e 2 estrelas (Inadequado/Não executado): Registrar os motivos da insatisfação e como melhorar. Em caso de recorrência, o histórico pode embasar medidas disciplinares ou desligamento.

Direito de recurso

Se avaliado com 1 ou 2 estrelas, o participante pode recorrer por escrito. O chefe analisará o recurso, podendo manter ou elevar a avaliação, reforçando a transparência, a justiça e a possibilidade de aprendizagem contínua no processo avaliativo.

Automação na Y Managers

Todo o processo de execução do plano de trabalho, seus ciclos de avaliação e interações entre gestores e membros da equipe é automatizado no Y Managers. O sistema envia lembretes, atualiza automaticamente o status das etapas e adota medidas em caso de ausência de resposta dos usuários, reduzindo a carga operacional, garantindo a pontualidade das avaliações e fortalecendo a cultura de responsabilidade e engajamento na equipe.

Resumo final

O Plano de Trabalho vai além de uma simples agenda: é um mapa detalhado de como cada pessoa destinará seu tempo para apoiar tanto as entregas do próprio time quanto, eventualmente, de outros times.

Ele não se limita apenas às atividades diretamente relacionadas às entregas, mas também contempla esforços em apoio, assessoramento, desenvolvimento e gestão, garantindo um retrato mais completo da contribuição do indivíduo.

Planejado tipicamente para um período mensal, o plano de trabalho ajuda a alinhar prioridades, distribuir o esforço de forma equilibrada e adaptar-se às necessidades da organização.

Além disso, o processo de avaliação – com ciclos predefinidos, atribuição de notas e possibilidade de recurso – é totalmente automatizado pelo Y Managers, assegurando transparência, agilidade e responsabilidade na execução e no acompanhamento do que foi planejado.

Dessa forma, o plano de trabalho contribui para uma gestão mais eficiente do tempo e recursos, para um acompanhamento contínuo do desempenho e, consequentemente, para o alcance dos resultados esperados.