Entenda o que é uma PLANO DE ENTREGAS e por que sua equipe precisa de um

O Plano de Entregas é o planejamento mínimo que um time precisa ter para saber exatamente o que está produzindo, em que quantidade, para quem, a pedido de quem e até quando. Ele ajuda a traduzir a estratégia organizacional em ação prática, conectando o trabalho diário dos times aos objetivos da organização.

1. Por que o plano de entregas é importante?

O plano de entregas define as prioridades do trabalho da equipe durante seu período de vigência. A partir dele, o gerente pode alocar recursos humanos com mais assertividade, identificando quais pessoas são mais adequadas para contribuir com cada entrega e como distribuir o trabalho entre todos. Dessa forma, o plano de entregas funciona como um ponto de referência para a construção dos planos de trabalho individuais dos membros do time.

Além disso, o plano de entregas oferece:

• Clareza Mínima: Responde às questões básicas (o que, quanto, quando, quem e para quem) sem as quais o time não sabe o que está fazendo, nem por que existe.

• Alinhamento Estratégico: Pode conectar (caso a organização possua um planejamento estratégico formal) o trabalho diário do time aos objetivos estratégicos, tirando a estratégia da “gaveta” e levando-a para a rotina de trabalho.

• Medir Resultados: Permite comparar o planejado com o realizado, avaliar desempenhos e promover a melhoria contínua.

• Tomada de Decisões: Com clareza sobre o que está sendo feito, fica mais fácil priorizar recursos, ajustar rotas e comunicar resultados de forma transparente.

2. Conceito de Plano de Entregas

Um Plano de Entregas reúne um conjunto (portfólio) de entregas que um time se propõe a trabalhar ao longo de um período definido:

• O que: Quais entregas o time vai gerar.

• Quanto: A meta a ser alcançada (em unidades ou percentual).

• Quando: O prazo (data final) para avaliar se a meta foi ou não atingida.

• Quem (Demandante): Quem solicitou a entrega, ou seja, quem tem autoridade para demandar e avaliar seu resultado.

• Para quem (Destinatário): Quem se beneficiará da entrega, podendo ser o próprio demandante ou um público mais amplo.

3. Período do Plano de Entregas

O plano tem início e fim (por exemplo, um trimestre, semestre ou ano). Isso não significa que todas as entregas comecem e terminem no mesmo período: algumas podem ter sido iniciadas antes ou ser concluídas depois.

O período do plano de entregas é o intervalo de tempo durante o qual o time se compromete a trabalhar, em algum momento, nas entregas selecionadas. Isso não significa que todas as entregas serão iniciadas e concluídas dentro desse intervalo, nem que serão geradas simultaneamente. Algumas podem ser trabalhadas no início do período, outras mais adiante, dependendo da complexidade e do contexto.

• Foto do Momento: Ao final do período, avalia-se o que foi alcançado (embora o monitoramento frequente seja recomendado) e o que pode ser melhorado.

• Alinhamento com Estratégia: É aconselhável sincronizar o período do plano com o ciclo estratégico da organização, caso exista.

• Complexidade vs. Duração: Quanto mais longo for o período do plano de entregas, maior a complexidade e a probabilidade de fatores externos influenciarem o resultado. Por esse motivo, não se recomenda ultrapassar 12 meses. Sendo um planejamento operacional, um período trimestral costuma ser adequado. Ainda assim, esse intervalo pode ser ajustado, tornando-se maior ou menor, conforme a realidade e o contexto em que o time está inserido.

4. Resumo Final

Um Plano de Entregas não é apenas um documento; é uma bússola que orienta a equipe no dia a dia. Ele garante que o trabalho de cada pessoa esteja conectado às prioridades do time, tornando possível avaliar se o que foi prometido está realmente sendo entregue.